01Leistung und Nutzungsmodell beschreiben
Nutzerzahl, Funktionsumfang, Schnittstellen und zulässiger Einsatz sollten mit Angebot und Produktbeschreibung übereinstimmen. Anders als bei einer einmaligen Softwareüberlassung geht es auch um den laufenden Dienst. KALER grenzt Bereitstellung, Einführung und Zusatzleistungen voneinander ab. Welche Nutzung durch verbundene Unternehmen oder externe Dienstleister erlaubt ist, sollte früh geklärt werden.
02Betrieb und Daten zusammen betrachten
Verfügbarkeit, Wartungsfenster, Support und der Umgang mit Störungen brauchen handhabbare Regeln. Wir stimmen diese Punkte mit Haftung und Mitwirkungspflichten ab. Werden personenbezogene Daten verarbeitet, ist die datenschutzrechtliche Rollenverteilung eigenständig zu prüfen. Unterauftragnehmer, Datenstandorte und technische Schutzmaßnahmen gehören deshalb in die Abstimmung zwischen Einkauf, IT und Legal.
03Änderung und Ausstieg vorbereiten
Preisanpassungen, Funktionsänderungen und zusätzliche Nutzer können den Vertrag im Betrieb verändern. Für ein Vertragsende sind Datenexport, Übergangszeiträume und Unterstützung beim Wechsel relevant. KALER unterstützt bei einer zum Produkt passenden Regelung und der Einordnung fremder Anbieterbedingungen. Technische Möglichkeiten zur Migration müssen vom verantwortlichen Anbieter beziehungsweise der IT bestätigt werden.